7 meilleurs services de partage de fichiers d'entreprise

Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles plusieurs personnes ou processus dans une entreprise doivent accéder au même fichier . La notion de partage de fichiers il ne s’agit pas seulement d’un effort de collaboration avec un certain nombre de personnes contribuant à des sections du même document. D’autres scénarios de partage de fichiers impliquent des processus métier qui fonctionnent à différentes étapes du parcours d’un document et nécessitent la contribution de différents spécialistes. Bien que les contributions échelonnées aux données et les mises à jour des enregistrements soient plus courantes dans les systèmes basés sur des bases de données, il existe également des systèmes basés sur des fichiers avec des exigences de partage.

Alors il y a deux scénarios pour le partage de fichiers. L'une est l'utilisation d'un document par plusieurs personnes et l'autre est l'utilisation de fichiers pour stocker des informations de référence auquel plusieurs processus doivent accéder. L'exigence de partage de fichiers pilotée par l'homme est subdivisée en deux catégories. La première est la nécessité d'avoir plusieurs personnes pour mettre à jour le même document et le deuxième est distribution de fichiers – l'envoi de copies d'un même dossier à plusieurs personnes. Un exemple de distribution de fichiers serait l’envoi par courrier du procès-verbal d’une réunion aux participants.

Voici notre liste des sept meilleurs services de partage de fichiers d’entreprise :

1. Serveur de transfert de fichiers géré Serv-U CHOIX DE L'ÉDITEUR Un progiciel qui applique la sécurité des actions de partage de fichiers et implémente la journalisation et l'audit. Il est disponible pour Windows Server et Linux. Obtenez un essai gratuit de 14 jours.
2. files.com (ESSAI GRATUIT) Un système de gestion de fichiers basé sur le cloud qui comprend une gamme de mécanismes pour le partage sécurisé de fichiers, tels que des dossiers partagés et des méthodes de distribution.
3. ExaVault (ESSAI GRATUIT)Ce serveur de fichiers cloud propose des comptes d'utilisateurs dans lesquels chaque employé peut accorder l'accès aux fichiers à d'autres, en définissant les niveaux d'autorisation et en leur permettant également d'autoriser l'accès à des personnes extérieures.
4. Fichier de partage Citrix Un système de distribution de fichiers qui comprend un espace de stockage cloud qui permet également un accès partagé aux documents. Il s'agit d'un service basé sur le cloud.
5. Trésorit Un système sécurisé de distribution de fichiers et de collaboration centré sur un système de stockage de fichiers cloud.
6. Espace de travail Google Ce service cloud offre un moyen efficace de distribuer des fichiers et intègre des éditeurs de fichiers pour la collaboration.
7. Entreprise Dropbox Un système de stockage de fichiers cloud avec des fonctionnalités de distribution et de collaboration.

Les systèmes de partage de fichiers pour la collaboration exigent que chaque personne accédant au fichier ait privilèges d'éditeur et les systèmes de distribution de fichiers nécessitent un moyen de édition de bloc de conserver le document dans son état original. La distribution de fichiers peut être réalisée en accordant un accès en lecture seule à un fichier déposé dans un magasin central ou en envoyant une copie distincte à chaque destinataire. Si les données contenues dans le fichier sont des informations personnelles identifiables sensibles ou des secrets d'entreprise, il est nécessaire de accès aux pistes au fichier central ou empêcher les destinataires d'un fichier distribué de le distribuer à des personnes non autorisées.

Partage de fichiers centralisé ou distribué

Vous connaissez peut-être l’utilisation du terme « partage de fichiers ' pour d'égal à égal systèmes. Cela implique que chaque membre d'un groupe reçoit simultanément des segments du même fichier provenant de plusieurs sources différentes pour constituer un fichier complet. Le partage de fichiers d'entreprise est un concept différent. En fait, les deux concepts qui utilisent le même terme sont complètement opposés dans leur mise en œuvre.

Le principal moteur derrière systèmes de partage de fichiers d'entreprise est de limiter le nombre de copies d'un fichier et de suivre l'accès aux informations qu'il contient. L’objectif du partage de fichiers en entreprise est de réduire le risque de divulgation de données. Le partage de fichiers peer-to-peer vise à décentraliser le contrôle de la duplication des fichiers, à améliorer l'efficacité et à faciliter la diffusion des copies d'un fichier dans le monde. Ainsi, le partage de fichiers peer-to-peer supprime le contrôle central sur la distribution des fichiers et le partage de fichiers d'entreprise renforce le contrôle central.

Dans ce guide, nous nous concentrons sur les services de partage de fichiers centralisés qui renforcent la protection des données.

Les meilleurs services de partage de fichiers d'entreprise

Les services de partage de fichiers d'entreprise doivent créer de l'efficacité dans la diffusion des fichiers tout en conservant contrôle central strict sur l'accès. Ces systèmes utilisent le traditionnel serveur client architecture au lieu de la méthode distribuée peer-to-peer de stockage et de diffusion de fichiers.

Que devez-vous rechercher dans les services de partage de fichiers d’entreprise ?

Nous avons examiné les options analysées du marché des services de partage de fichiers d’entreprise en fonction des critères suivants :

• Réduisez les coûts et améliorez l’efficacité
• Renforcer la sécurité des données
• Suivez les actions sur un fichier et identifiez la personne qui a apporté des modifications
• Conserver les versions précédentes des fichiers et permettre l'annulation des modifications
• Respecter les normes de protection des données
• Un outil gratuit ou une période d'évaluation gratuite
• Un prix qui représente un bon rapport qualité-prix par rapport aux fonctionnalités proposées

L’évaluation du meilleur service de partage de fichiers d’entreprise est liée à l’adéquation à l’objectif. Il s'agit d'un package qui vaut la peine d'être acheté pour obtenir juste assez d'utilitaires pour permettre un partage de fichiers sécurisé et efficace sans payer pour des services supplémentaires superflus que l'entreprise n'utilisera jamais.

1. Serveur de transfert de fichiers géré Serv-U (ESSAI GRATUIT)

Serveur de transfert de fichiers géré Serv-Uil ne s’agit pas seulement de déplacer des fichiers. Cela vous aide à créer un magasin central de documents dans vos locaux et utilisez-le pour la collaboration ou la distribution. Vous bénéficiez d'une protection renforcée pour les fichiers en transit avec un choix de FTPS ou SFTP .

Principales caractéristiques:

• Auto-hébergé
• FTPS, SFTP et HTTPS
• Votre propre plateforme Serv-U pour le stockage
• Flux de travail automatisés
• Échanger ou stocker des fichiers

Le grand avantage de Serv-U pour les entreprises qui s'efforcent d'appliquer les normes de protection des données est que le système enregistre toutes les actions sur les fichiers. Cette fonction de journalisation et d'audit fait de ce progiciel de partage de fichiers d'entreprise un système approprié pour PCI DSS , HIPAA , FISMA , et SOX .

La stratégie derrière le système MFT est que tous les utilisateurs ont leurs propres fichiers, mais lorsqu'ils souhaitent les partager, ils en téléchargent une copie sur le serveur. Serveur Serv-U . A partir de ce moment, l'utilisateur met en œuvre partage de fichiers en invitant d'autres utilisateurs à accéder au fichier à son emplacement sur le serveur. Le propriétaire du fichier accorde l'accès au fichier à d'autres personnes en enregistrant son adresses mail dans le système de gestion de fichiers avec un paramètre qui définit le niveau d’accès de cet utilisateur au fichier. Le système Serv-U envoie ensuite un e-mail à chacun de ces utilisateurs avec un lien vers l'emplacement du fichier sur le serveur.

Une fois sur le serveur, le fichier ne bouge pas. Ce emplacement fixe facilite le suivi de l’accès au contenu du fichier. Ainsi, le partage de fichiers peut être mis en œuvre de manière sûre et efficace car le système MFT supprime le besoin de duplication de fichiers, réduire l'utilisation de l'espace de stockage de fichiers dans toute l’entreprise.

Les utilisateurs de ce système n'ont pas besoin d'avoir des informations d'identification distinctes pour le partage de fichiers car Serv-U s'intègre à Active Directory et LDAP . L'administrateur est en mesure de contrôler l'accès aux dossiers partagés et les propriétaires de fichiers peuvent révoquer les autorisations.

Avantages:

• Conforme aux normes HIPAA, PCI DSS et SOX
• Transferts de fichiers personnels ou actions d'administration groupées
• Télécharger des fichiers à partager
• Les fichiers volumineux peuvent être transférés – taille supérieure à 3 Go
• Inviter l'accès avec des liens

Les inconvénients:

• Pas un service cloud

Le système Serv-U peut interagir avec la plupart des clients connus, tels que FichierZilla et WinSCP . Serv-U Managed File Transfer Server s'installe sur Serveur Windows ou Linux et vous pouvez le vérifier sur unEssai gratuit de 14 jours.

LE CHOIX DES ÉDITEURS

Serveur de transfert de fichiers géré Serv-U est notre premier choix pour un service de partage de fichiers d'entreprise, car il permet d'effectuer la gestion des fichiers en interne et de suivre tous les événements d'accès dans un scénario de partage de fichiers d'entreprise. Les outils d'administration du système Serv-U permettent un contrôle suffisant sur la sécurité et l'activité pour permettre à ce service de contribuer àPCI DSS,SIFIS,SOX, etHIPAAconformité.

Obtenez un essai gratuit de 14 jours : solarwinds.com/serv-u-managed-file-transfer-server/registration

Système opérateur:Windows Serveur et Linux

deux. files.com (ESSAI GRATUIT)

fichiers.comest un basé sur le cloud système de gestion de fichiers qui crée un point central de stockage facilitant le partage. Ce service de partage de fichiers d'entreprise offre des fonctions de collaboration et de distribution. Cependant, la caractéristique essentielle est la espace de stockage en nuage . Tous les fichiers doivent être téléchargés sur le système Files.com avant de pouvoir être partagés. Cela permet au système de suivre et contrôler l'accès aux fichiers.

Principales caractéristiques:

• Plateforme cloud
• Comprend un espace de stockage de fichiers
• Invitation par adresse e-mail
• Invitation interne par nom de compte

Le package Files.com est un bon choix pour les entreprises qui doivent se conformer aux normes de protection des données. Le service délivrera un Accord de partenariat commercial (BAA) aux clients qui opèrent à HIPAA et PCI DSS normes. Les journaux d'activité des fichiers sont nécessaires à l'audit de conformité aux normes. Ceux-ci sont stockés sur le serveur Files.com et mis à disposition via une visionneuse dans le tableau de bord Files.com.

Le partage de fichiers dans Files.com peut être mis en œuvre de plusieurs manières. Il est possible de créer dossiers partagés où tout fichier publié peut être consulté par une liste approuvée de collaborateurs. Les utilisateurs souhaitant distribuer un fichier vous devez le télécharger sur Files.com, puis y ajouter une liste d'accès dans le tableau de bord. Files.com génère ensuite un e-mail à chaque destinataire. Cet e-mail comprend un lien pour donner accès au fichier via une connexion sécurisée.

Les utilisateurs de Perspectives et Gmail peut installer un plugin files.com pour gérer la transmission des pièces jointes. Chaque fois que le plugin détecte une pièce jointe, il la télécharge sur le serveur Files.com et place un lien vers le nouvel emplacement du fichier dans l'e-mail.

Files.com peut également agir en tant que client, accédant aux répertoires de fichiers d'autres systèmes de stockage cloud, fournissant ainsi une interface unique à tous. Les services de stockage cloud que Files.com peut gérer incluent Google Drive , Boîte de dépôt , et OneDrive .

Toutes les transmissions de fichiers sont protégées par FTPS ou SFTP et la visualisation d'un fichier via un navigateur est protégée par HTTPS . L'espace de stockage des fichiers est également crypté, de sorte que même les techniciens de Files.com ne peuvent pas lire vos fichiers.

Les entreprises qui souhaitent utiliser Files.com pour la création collaborative de fichiers peuvent obtenir un plugin pour Office 365. Le service peut également interagir avec des systèmes de messagerie, tels que Mou et Atlassien outils de gestion de projet.

Avantages:

• Supprime le besoin d'envoyer des copies par courrier électronique, réduisant ainsi le trafic Internet
• Augmente la sécurité en centralisant le stockage des fichiers et en permettant aux propriétaires de fichiers de contrôler l'accès
• S'intègre à Google Workspaces, Dropbox et OneDRive
• Un BAA est disponible pour assurer la conformité aux normes PCI DSS et HIPAA

Les inconvénients:

• Seulement sept jours pour l'essai gratuit

Files.com est un service d'abonnement avec un tarif par utilisateur et par mois. Il existe trois éditions de Files.com : Entrée , Pouvoir , et Premier . Ceux-ci incluent respectivement 1, 5 et 10 To d’utilisation de données par mois. Vous pouvez accéder à Files.com sur unEssai gratuit de 7 jours.

files.com Essai GRATUIT de 7 jours

3. ExaVault (ESSAI GRATUIT)

ExaVaultest un service cloud qui peut agir comme un serveur de transfert de fichiers sécurisé, utilisant SFTP et FTPS. Le service est également offert en tant qu'entreprisestockage de fichierssystème, permettant la création decomptes utilisateurpour permettre aux employés de stocker leurs fichiers de travail sur le serveur plutôt que sur leurs ordinateurs locaux.

Principales caractéristiques:

• Service basé sur le cloud
• Stockage et transfert de fichiers
• SFTP et FTPS

La centralisation du stockage de fichiers sur un serveur cloud permetpartage de fichiersfacile. Le propriétaire d'un fichier peut inviter d'autres utilisateurs à y accéder et spécifier des niveaux d'autorisation. Les droits d'accès peuvent être périmés et il est également possible de les révoquer. L'administrateur système a également la possibilité derévoquerdroits d'accès aux fichiers.

ExaVault peut être utilisé comme un service efficace et sécurisé pourdistribution de fichiers. Si les utilisateurs doivent envoyer un fichier vers des destinations externes, ils utilisent simplement le service ExaVault pour une stratégie alternative. Les fichiers qui sont déjà sur le serveur ont juste besoin d'unlien d'accèsgénéré, qui est envoyé par courrier à la place du fichier. Le destinataire utilise ensuite le lien pour accéder au fichier. Si le fichier n'est pas déjà sur le serveur, l'utilisateur le télécharge simplement via SFTP ou FTPS, puis lui envoie un lien vers celui-ci. Le gros avantage de cette stratégie est qu’elle améliorecontrôlesur l’accès aux données. Toutes les actions sur les fichiers stockés sur le système ExaVault sont journalisées.

Avantages:

• Conforme aux normes PCI DSS, HIPAA et RGPD
• Inviter d'autres personnes à accéder à un fichier via un lien envoyé par e-mail
• Toutes les actions sont enregistrées

Les inconvénients:

• Pas de liste de prix

Le service de journalisation d'ExaVault est idéal pour les entreprises qui doivent suivre une norme de protection des données. Ces normes, telles quePCI DSS,HIPAA, etRGPD, exigent que toutes les activités soient enregistrées et que ces fichiers journaux soient stockés à des fins d'audit.
ExaVault est proposé enquatre plans, qui fournissent différents volumes d'espace de stockage allant de 1 To à 10 To. Vous pouvez évaluer le système ExaVault avec un30 jours d'essai gratuit.

Essai GRATUIT de 30 jours d'ExaVault.com

Quatre. Fichier de partage Citrix

Fichier de partage Citrixest une plateforme cloud qui exploite une gamme de services de partage de fichiers sécurisés qui sont centrés sur sa plateforme de stockage cloud. Les utilisateurs peuvent distribuer des fichiers ou collaborer sur eux avec ce service. Un compte ShareFile inclut un espace fichier illimité, vous pouvez donc utiliser ce service comme serveur de fichiers par défaut.

Principales caractéristiques:

• Une plateforme cloud
• Fichiers jusqu'à 100 Go
• FTPS propriétaire

Un utilisateur qui souhaite distribuer un fichier le télécharge sur le système ShareFile puis l'envoie aux destinataires un lien à cet endroit. Cela leur permet de visualiser le fichier sur le serveur sans avoir besoin d’en recevoir une copie. Le téléchargement unique signifie que les clients FTP n’encombrent pas trop longtemps les appareils des utilisateurs et réduit le trafic sur le réseau et sur internet.

Les transferts de fichiers sont sécurisés avec FTPS et peuvent gérer les fichiers jusqu'à 100 Go de taille . La zone de stockage est également protégée par cryptage et l'accès nécessite un compte utilisateur, identifiable par une adresse email.

Le système ShareFile a une intégration avec Bureau 365 et les systèmes de messagerie. Ceci est disponible pour toutes les éditions du système, à l’exception de la plus basse – il existe quatre plans au total. L'intégration de la suite de productivité permet aux équipes de collaborer à la création d'un document. L'intégration de la messagerie supprime les pièces jointes, les copie sur le serveur ShareFile et insère un lien dans l'e-mail pour accéder au fichier.

Avantages:

• Le partage de fichiers est mis en œuvre en déplaçant les fichiers vers les répertoires de stockage de la plateforme
• L'accès est accordé via un lien envoyé par e-mail
• S'intègre à Microsoft 365

Les inconvénients:

• Ne s'interface pas avec d'autres plates-formes de stockage

Le fait de regrouper toutes les activités de partage de fichiers au même endroit améliore les possibilités de contrôle, de surveillance et de journalisation. Comme toutes les actions sur un fichier ne peuvent être effectuées que par des utilisateurs autorisés, chaque événement d'accès peut être connecté avec un identifiant d'utilisateur et un horodatage dessus. C'est un grand avantage pour le traçage des fuites de données et ajoute la responsabilité de toutes les actions dans le fichier. L'accès peut être limité à la lecture seule et les autorisations peuvent facilement être révoquées. Les plans supérieurs comprennent un filigrane système pour les fichiers distribués.

Citrix ShareFile est disponible pour un 30 jours d'essai gratuit .

5. Trésorit

Trésoritest un service de partage de fichiers d'entreprise sécurisé qui est fourni à partir du cloud. Les mesures de sécurité de ce système le rendent conforme aux exigences de la HIPAA et du RGPD.

Principales caractéristiques:

• Conforme à la HIPAA et au RGPD
• Fichiers cryptés avant le téléchargement
• Protection par cryptage sur la plateforme

Les services clés offerts par cette plateforme sont le stockage sécurisé avec Conditions d'accès 2FA , transferts de fichiers protégés, partage de liens pour la distribution et gestion des pièces jointes aux e-mails. Les fichiers provenant d'un appareil utilisateur sont cryptés avant d'être téléchargés. Ils sont protégés pendant le transit par une autre couche de cryptage et toute la zone du compte est sécurisé par cryptage .

Les utilisateurs accordent l'accès à des collègues et à des étrangers via leurs adresses e-mail. L'autorisation peut être classée pour autoriser ou bloquer l'édition et les droits d'accès peuvent facilement être révoqués à la fois par le propriétaire du fichier et par l'administrateur système.

Les pièces jointes des e-mails sont interceptées et téléchargées sur le serveur Tresorit avec un lien étant placé dans l'e-mail pour permettre au destinataire d'accéder au fichier. Les autorisations d'accès aux pièces jointes des e-mails et aux fichiers téléchargés peuvent être limitées dans le temps. Toutes les actions effectuées sur un fichier et tous les destinataires sont enregistrés. Cela aide à traçage des divulgations et audit de conformité.

Avantages:

• Valide l'appareil ainsi que l'utilisateur pour l'authentification d'accès
• Lier les invitations à accéder
• Journalisation des activités

Les inconvénients:

• Pas de version sur site

Tresorit est disponible en trois éditions : Norme commerciale , Entreprise Plus , et Entreprise . Les frais d'abonnement sont facturés par utilisateur soit par mois, soit par an. La quantité d'espace de stockage sur le serveur allouée à chaque utilisateur augmente avec les forfaits supérieurs. Les utilisateurs Business Standard bénéficient de 1 To d’espace et les utilisateurs Business Plus de 2 To. Le forfait Entreprise est un plan sur mesure . Vous pouvez tester le système Tresorit sur un Essai gratuit de 14 jours .

6. Espace de travail Google

Espace de travail Googleest ce qu'on appelait autrefois Google G-Suite. Au cœur de ce système se trouve Google Drive , un service de stockage cloud. Les autres éléments du package Workspace sont une suite de productivité en ligne. La conduite est gratuit pour les particuliers avec jusqu'à 15 Go d'espace pour chaque utilisateur. Cependant, contrôles d'administrateur ne sont offerts qu’avec l’un des plans d’affaires d’espace de travail.

Principales caractéristiques:

• Répertoire de fichiers cloud
• Suite de productivité incluse
• Fichiers protégés par cryptage

Le point de départ pour partage de fichiers d'entreprise consiste à télécharger un fichier sur Google Drive. Cependant, étant donné que le système comprend une suite de productivité complète, vous pouvez supprimer les téléchargements en faisant des outils Workspace le package de création de documents d'entreprise. Chaque utilisateur obtient un compte, qui peut être lié à un Gmail adresse – Gmail offre également la possibilité de gérer les adresses e-mail de domaine d’entreprise.

Les fonctionnalités de collaboration de la suite de productivité incluent suivi complet des modifications avec chaque version antérieure stockée pour restauration. La source de chaque changement est identifiée. Le service comprend également un système de commentaires et les collaborateurs peuvent envoyer des notes par courrier électronique directement depuis les éditeurs.

Avantages:

• Organisé exactement comme un lecteur Windows avec une structure de répertoires
• Commenter pour la collaboration
• La modification peut être annulée via des restaurations de version

Les inconvénients:

• La version gratuite ne confère pas à l'entreprise la propriété des fichiers

Les fichiers peuvent être partagés via un lien qui est envoyé par courrier électronique au destinataire plutôt que d'être transféré ou envoyé par courrier électronique. Le propriétaire du fichier peut décider du niveau d'accès à accorder et les autorisations peuvent facilement être révoquées.

7. Entreprise Dropbox

Boîte de dépôt est un système de stockage cloud sécurisé qui peut être utilisé pour le partage de fichiers via la distribution ou la collaboration, ainsi que pour les sauvegardes et la synchronisation. L'accès aux fichiers peut être accordé à des collègues ainsi qu'à des personnes extérieures, via l'envoi d'un lien par courrier électronique. Vous pouvez accorder des autorisations d'accès temps limité et ils peuvent également être révoqués à tout moment.

Principales caractéristiques:

• Lecteur de fichiers cloud
• Aucune limite d'espace sur les plans supérieurs
• Partage de fichiers

Il existe trois éditions de Dropbox Business : Standard , Avancé , et Entreprise . La version Standard bénéficie de 5 To d'espace de stockage par utilisateur et les deux forfaits supérieurs n'ont aucune limite de taille de stockage.

Avantages:

• L'utilisateur crée ou télécharge un fichier, puis invite d'autres personnes avec un lien d'accès
• Les fichiers peuvent être rendus privés en révoquant les autorisations d'accès
• Journalisation des activités

Les inconvénients:

• Aucun outil de productivité natif

Vous pouvez essayer Dropbox sur un 30 jours d'essai gratuit .