8 meilleures solutions logicielles de documentation informatique

La création de la documentation informatique coûte de l'argent, mais la plupart des entreprises perdent immédiatement leur documentation technique dès qu'elle est achetée ou créée. La méthode la plus courante de gestion de la documentation consiste à l'imprimer et à la placer dans des classeurs sur des rangées d'étagères ignorées. Il y a un meilleur moyen.

Rendre ces documents informatiques utiles nécessite trois éléments :

• Numériser la documentation de la base de données
• Standardiser les formats
• Indexez le contenu des documents pour les rendre consultables.

Voici notre liste des huit meilleurs outils logiciels de documentation informatique :

1. Documentation informatique SuperOps CHOIX DE L'ÉDITEUR Ce service fait partie d'une plate-forme SaaS qui fournit à la fois des fonctions RMM et PSA pour les MSP et permet aux techniciens de conserver des enregistrements des actifs gérés et non gérés.
2. NinjaOne (ESSAI GRATUIT) – anciennement NinjaRMM – il s'agit d'un ensemble d'outils destinés aux techniciens MSP qui comprend une bibliothèque de documentation comprenant des modèles pour la création d'une bibliothèque de référence pour les systèmes clients et les meilleures pratiques d'entreprise. Il s'agit d'une plate-forme basée sur le cloud.
3. Sortie (ESSAI GRATUIT) Cette plateforme SaaS conçue pour les fournisseurs de services gérés comprend un cadre de base de connaissances qui permet de fournir des guides d'utilisation du système aux utilisateurs et aux techniciens.
4. Passeport N-able Un système de protection par mot de passe d'équipe qui exploite également un magasin de documents basé sur le cloud.
5. Colle informatique Une plateforme de gestion de documents en ligne qui s'intègre à de nombreux systèmes de gestion de projet et de collaboration.
6. ITBoost Un système de documentation Web appartenant à ConnectWise, un système de gestion d'infrastructure.
7. Confluence Un système de collaboration, de communication et de documentation d'entreprise largement utilisé dans le secteur informatique.
8. WikiWiki Un créateur de wiki gratuit qui peut être utilisé pour construire une base de connaissances interne.

Conserver la documentation informatique au format numérique est la première étape pour rendre la documentation d'entreprise utilisable. C'est une réaction typique que d'imprimer des documents et de les mettre dans une bibliothèque. Il s'agit d'une stratégie bénéfique pour la personne ou l'entreprise qui a créé la documentation, car elle fournit une preuve physique et visuelle de son travail acharné. Cependant, la plupart des gens s’accordent aujourd’hui sur le fait que l’utilisation excessive de papier doit être évitée . Les documents imprimés prennent de la place, nécessitent un investissement dans des armoires de stockage et nécessitent l’abattage de nombreux arbres.

La deuxième étape consiste à standardiser le format de stockage utilisé pour ces documents. Si les documents informatiques proviennent d’un format numérique, il y a de fortes chances qu’ils se trouvent dans un petit nombre de types de documents. Les formats Microsoft Word et PDF sont très courants et peuvent être convertis vers d'autres formats.

La dernière étape consiste à indexer le contenu des documents . Il s’agit d’une tâche laborieuse lorsqu’elle est effectuée manuellement, mais elle peut être réalisée très rapidement par des processus automatisés.

Transformer les documents informatiques ignorés en sources d'information fréquemment consultées nécessite simplement un outil de gestion documentaire efficace. Une meilleure solution consiste à créer tous les documents informatiques de votre entreprise dans un format de fichier configuré pour être interprété dans des systèmes Web accessibles, tels que le Format wiki .

Il existe de nombreux systèmes de gestion de documents disponibles sur le marché. Cependant, il s’agit d’une catégorie de logiciels que peu de gens connaissent et peu de gens savent quoi rechercher pour évaluer correctement toutes les options.

Nous avons étudié le marché. Nous avons répertorié les attributs nécessaires d'un outil documentaire informatique, puis avons examiné tous les produits du marché pour voir lesquels correspondaient à cette liste d'exigences.

Le meilleur logiciel de documentation informatique

Chacun de ces systèmes de documentation informatique est un peu différent. Chacun a des atouts différents et séduira différentes organisations. Certains créent des formats d'affichage de documents qui ressembler à des pages Web et certains sont mieux adaptés que d’autres à l’importation de documents existants. Certains sont des systèmes de documentation dans lesquels la documentation de votre système doit être rédigée. D'autres sont outils de découverte du système qui générera automatiquement votre documentation informatique.

Notre méthodologie de sélection de solutions de documentation informatique

Nous avons passé en revue le marché des logiciels de documentation informatique et analysé les options en fonction des critères suivants :

• Un framework pour créer différents formats d'accès et de stockage de la documentation
• La possibilité de créer une base de connaissances pour accompagner les utilisateurs
• Une option pour la création d'une bibliothèque de documentation de projet pour le développement
• La possibilité de rendre la bibliothèque de documents accessible via un portail Web indexé
• Outils d'administration permettant la création de comptes d'utilisateurs
• Un essai gratuit pour une période d'évaluation gratuite ou une garantie de remboursement
• Rapport qualité-prix avec des outils utiles à un prix équitable

Vous pouvez en savoir plus sur ces options dans les sections suivantes.

1. Documentation informatique SuperOps (ESSAI GRATUIT)

Documentation informatique SuperOps est un service basé sur le cloud qui permet au personnel des opérations informatiques de documenter un système informatique. Cet utilitaire fait partie d'un Forfait RMM qui est associé à un système PSA. Les deux offres groupées forment un ensemble complet plateforme d'assistance pour les fournisseurs de services gérés. Le système de documentation informatique peut être utilisé pour documenter les installations internes ainsi que les actifs du système client.

Le module Documentation informatique de SuperOps vous permet d'obtenir une description complète de chaque actif dans un format standard consultable. Ce système peut être basé sur un service de découverte d'actifs intégré au bundle RMM. Répertoriez tous vos équipements dans un inventaire puis ajoutez des notes et des descriptions de fonctionnalités en créant vos propres modèles de documentation.

Principales caractéristiques:

• Package pour les fournisseurs de services gérés
• Système SaaS
• Crée des guides d'utilisation du système
• Le plan de base est gratuit pendant un an

Tel quel un service basé sur le cloud , SuperOps inclut un espace de stockage pour votre bibliothèque de documents dans son forfait d'abonnement. Vous pouvez également choisir de sauvegarder cette boutique sur un serveur cloud de votre choix. Cependant, le emplacement de stockage distant du service de documentation informatique SuperOps facilite grandement le partage de données. Vous n'avez pas à vous soucier du fait qu'un seul employé accumule les informations du système, car le fait de consigner toutes les connaissances de l'équipe dans le système de documentation rend tout le personnel égal. habilité .

Les fonctionnalités du système de documentation informatique permettent aux responsables de créer différentes vues et de contrôler l'accès aux informations sensibles ou critiques pour l'entreprise. Le système de documentation peut être utilisé conjointement avec le Bureau de service module du package PSA pour fournir une formation de technicien ou des guides en libre-service.

Avantages:

• Hautement personnalisable – idéal pour les entreprises qui cherchent à créer leurs propres SOP
• Est une solution hybride RMM/PSA
• Produit flexible basé sur le cloud
• Excellente option pour les MSP et les grandes équipes internes

Les inconvénients:

• Bénéficierait d'un essai plus long de 30 jours

Le RMM et PSA les services de SuperOps sont disponibles dans quatre plans. La fonction de documentation informatique est incluse dans deux de ces éditions. Le premier d'entre eux est le Seulement plan, qui s'adresse aux techniciens indépendants et est utilisation gratuite pour la première année. Le plan supérieur est appelé Prime et il est facturé par technicien et par mois. Vous pouvez obtenir unEssai gratuit de 21 joursde l’un des plans SuperOps.

LE CHOIX DES ÉDITEURS

SuperOpsest notre premier choix pour un outil de documentation informatique, car il fait partie d'un ensemble d'outils plus large basé sur le cloud pour les fournisseurs de services gérés. Ce système complète les systèmes RMM et PSA du pack SuperOps en fournissant une méthode pour créer des systèmes de formation, des scripts de support, des guides de dépannage et des articles de la base de connaissances. Ce service comprend un espace de stockage cloud pour votre documentation et l'un des forfaits est gratuit pendant la première année.

Télécharger:Obtenez un essai gratuit de 21 jours

Site officiel:https://superops.ai/signup

TOI:Basé sur le cloud

2. NinjaOne (ESSAI GRATUIT)

NinjaOne – anciennement NinjaRMM – est un ensemble d'outils de surveillance et de gestion à distance destinés aux techniciens MSP. Ce forfait comprend un Cadre de documentation informatique qui est destiné à être utilisé par les opérateurs MSP dans leurs efforts pour constituer une base de connaissances sur les systèmes des clients. Ce service peut être utilisé pour accumuler des informations sur les systèmes informatiques gérés par le MSP et peut également contenir des instructions et des scripts d'enquête pour diriger les flux de travail des techniciens.

Le package de documentation offre une bibliothèque de modèles qui répond à différentes exigences pour différents types d'utilitaires, tels qu'Active Directory ou les nœuds de réseau. Ce format automatisé accélère le système processus de documentation et sert de guide d'assemblage de documents.

Principales caractéristiques:

• Conçu pour les fournisseurs de services gérés
• Plateforme SaaS
• Crée des scripts de support et une documentation sur l'état du système

Une fois qu'un document a été créé, il est stocké dans le hébergé dans le cloud bibliothèque de documentation et branché sur une arborescence d'informations spécifique. Cela permet d’accéder rapidement aux informations pertinentes et de créer une série de guides pour les techniciens. Les documents sont consultable et peut être localisé grâce à un moteur de recherche intégré au portail d'accès à la bibliothèque d'informations.

Lorsque les responsables configurent un flux de travail pour des tâches spécifiques de gestion du système, ils peuvent diriger cette tâche vers la documentation associée. Cela aide grandement les techniciens car il peut être proposé en niveaux de détail . Ainsi, un nouveau membre de l’équipe peut accéder à des informations générales supplémentaires en cas de besoin, tandis que ceux qui effectuent des tâches régulières ne s’enlisent pas dans des conseils inutiles. Bref, la bibliothèque de documentation est là pour vous accompagner, pas pour gêner et ralentir les techniciens.

Avantages:

• Prend en charge plus de 120 intégrations, ce qui en fait une option solide pour les organisations déjà établies
• L'interface peut être personnalisée pour surveiller les clients et gérer l'inventaire des appareils.
• L'accès à distance intégré avec commandes à distance permet aux techniciens de dépanner sans lancer de session
• Forfaits tarifaires flexibles – parfaits pour les réseaux de toutes tailles

Les inconvénients:

• J'aimerais voir une période d'essai plus longue

NinjaOne est un ensemble d'outils et est facturé par technicien, de sorte que l'ensemble complet des fonctionnalités est disponible pour les MSP de toutes tailles et même pour les techniciens d'assistance indépendants indépendants. Comme le système est livré depuis le cloud , vous n'avez pas besoin de maintenir votre propre infrastructure sur site et le package peut même être utilisé pour relier un distribué , équipe basée à domicile. NinjaOne ne publie pas sa grille de prix mais vous pouvez commencer votre parcours d'acheteur en accédant à unEssai gratuit de 14 joursou demandez un devis gratuit adapté à votre situation.

NinjaOne Commencez un essai GRATUIT de 14 jours

3. Retirez-le (ESSAI GRATUIT)

Dehors est une plateforme SaaS qui comprend à la fois automatisation des services professionnels (PSA) et surveillance et gestion à distance (RMM) pour les fournisseurs de services gérés. Le package PSA comprend un système de billetterie piloté par l’accès des utilisateurs à un portail client. Le système de portail client dispose d'un base de connaissances élément dans lequel vous pouvez configurer des documents contenant des explications sur les fonctionnalités du système et des guides sur la façon de les utiliser.

La base de connaissances cadre n'est pas seulement destiné à la documentation dont les utilisateurs ont besoin. Le système crée également des chemins et des bases de données de documents distinctes pour assistance technique information. Cet autre magasin de documents est accessible aux techniciens du MSP et contient des scripts d'entretien, des données système et dépannage guides.

Principales caractéristiques:

• Système basé sur le cloud
• Portail Clients
• Cadre de base de connaissances
• Documentation à l'usage des techniciens

Les autres fonctionnalités de gestion des informations dans Atera incluent un casier de mot de passe . Cela transmet les informations d’identification aux systèmes consultés, de sorte que les techniciens n’ont pas la possibilité de les voir. Cela crée une sécurité renforcée pour les systèmes gérés par le MSP.

Atera est un forfait d'abonnement qui peut être payé mensuellement ou annuellement. Le tarif mensuel est moins cher avec le forfait annuel, cependant, vous devez payer toute la période d'abonnement à l'avance.

Il y a trois plans disponible pour Atera, ce qui rend le service accessible à toutes les entreprises – les forfaits successivement supérieurs ont plus de fonctionnalités et coûtent plus cher. Le système de billetterie, le portail client et le cadre de base de connaissances sont inclus dans tous les plans.

Atera fournit non seulement le logiciel permettant de créer la base de connaissances, mais héberge également la base de données de documents et les présente aux utilisateurs. Tous les écrans du portail client sont en marque blanche afin que vous puissiez les personnaliser avec votre identité d'entreprise ou celle de vos clients. Le système est multi-tenant, ce qui signifie que les données et les paramètres de chaque client sont conservés séparément au sein des systèmes Atera.

Avantages:

• Outil cloud léger
• Conçu pour les MSP et inclut les outils RMM et PSA intégrés
• Le framework est hautement personnalisable, ce qui rend Atera extrêmement flexible
• Peut évoluer et prendre en charge plusieurs bases de données dans un environnement multi-tenant
• Les tarifs packagés rendent Atera accessible aux entreprises de toutes tailles

Les inconvénients:

• Atera est axé sur les MSP, les petites organisations ne peuvent pas utiliser toutes les fonctionnalités multi-locataires

Toutes les consoles et tableaux de bord du système sont hébergé sur les serveurs Atera et est accessible de n'importe où via n'importe quel navigateur Web standard. C'est également le cas du portail client.

Vous pouvez évaluer le service Atera sur unessai gratuit.

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4. Passeport N-able

Passeport N-ablea été acquis par SolarWinds, le principal producteur d'outils de gestion d'infrastructure informatique, en avril 2019. Grâce à une série d'achats, N-able a créé une division puissante qui vise à fournir des logiciels de support aux fournisseurs de services gérés, Passportal faisant désormais partie de N- division capable.

Passportal propose une combinaison de services pour les MSP. L'un est un système de gestion de mots de passe et un autre est un gestionnaire de documents . Bien que ce service s'appelle Gestionnaire de documents , il fait partie de la suite Passportal et est arrivé chez N-able avec sa récente acquisition.

Principales caractéristiques:

• Un magasin de documents cloud
• Un casier de mot de passe
• Convient aux fournisseurs de services gérés
• Cadre de base de connaissances
• Guides internes ou instructions en libre-service pour les utilisateurs

Le gestionnaire de mots de passe Passportal et le gestionnaire de documents constituent le cœur de Suite Passeport . Il est impossible de s'abonner au système documentaire sans s'attaquer également au gestionnaire de mots de passe.

Le passeport est un service Cloud et il s’adresse aux MSP. Il est prévu que les MSP utilisent le système de documentation en interne et le déploient également pour fournir des banques d'informations aux entreprises clientes et à leurs employés. Par exemple, un MSP peut réduire le nombre d'employés clients appelant le service d'assistance en construisant une base de connaissances d'auto-assistance qui explique comment résoudre les problèmes sur le réseau du client.

La logique derrière la fusion de la fourniture de gestionnaires de mots de passe et de magasins de documents est que ces deux domaines prennent en charge la majeure partie des appels que les employés des clients passeront au service d'assistance fourni par le MSP.

Le système documentaire est à la fois une réserve d'informations , une suite d'édition , et un système de formatage de présentation . Le système commence par guider le MSP sur les informations à extraire des techniciens travaillant pour une entreprise cliente lorsque le MSP soumissionne pour un contrat pour la première fois.

La connaissance du système du client est essentielle pour rédiger un contrat de service précis. Une fois la relation de travail établie, les techniciens du client doivent être encouragés à transmettre leurs connaissances sur le système qu’ils exploitent.

Avantages:

• Prend en charge la synchronisation automatique d'Active Directory via LDAP
• Prend en charge l’utilisation multi-tenant – une fonctionnalité intéressante pour les MSP
• Prend en charge les rapports de conformité pour identifier les mots de passe faibles et forcer les changements en fonction de la politique
• Fonctionne dans le cloud – conçu pour évoluer
• Les utilisateurs génèrent leur propre clé de cryptage, sécurisant ainsi leurs données cloud contre les tiers, y compris Passportal.

Les inconvénients:

• Les réseaux plus petits peuvent ne pas bénéficier des outils spécifiques aux MSP/entreprises proposés par Passportal

Ces informations peuvent être distillées dans les SOP stockées dans le gestionnaire de documents. Étape par étape, le MSP peut construire une définition du système , comment le faire fonctionner et comment les employés l'utilisent. Certaines de ces informations deviendront des conseils pour les techniciens MSP et d’autres deviendront des guides de dépannage pour permettre aux utilisateurs des systèmes des clients de résoudre leurs propres problèmes. Tu peux demander une démo sur leur site.

5. Colle informatique

Colle informatiqueest le principal rival de N-able Passportal. C'est le système de documentation, propriété de Kaseya , un fournisseur majeur de logiciels MSP. IT Glue combine également la gestion des mots de passe et des documents dans un même service.

Bien qu'il appartienne à un producteur de suites PSA et RMM, ITGlue ne limite pas son interopérabilité à ses produits frères. Certes, il existe des intégrations pour ITGlue avec les systèmes PSA et RMM de Kaseya, appelées Caisse enregistreuse BMS et Caisse enregistreuse VSA . Le système de documentation s'intègre également aux logiciels MSP concurrents produits par Pulseway, ConnectWise et N-able.

Principales caractéristiques:

• Plateforme SaaS
• Créer un portail libre-service
• Documentation système
• Casier de mot de passe

La colle informatique est un service basé sur le cloud qui est facturé par abonnement. La gestion des services est disponible en trois éditions : Basique , Sélectionner , et Entreprise . Il s'agit de prix par utilisateur et par mois avec un effectif minimum de cinq personnes – bien que l'édition Entreprise soit disponible pour un à quatre utilisateurs à un prix mensuel beaucoup plus élevé que le forfait pour cinq utilisateurs. Il n’existe pas d’option sur site. Tous les plans incluent la plateforme de documentation. Le service fournit une base de connaissances/éditeur de style wiki, qui fournit également une structure de stockage d'informations.

Offres IT Glue un utilitaire de découverte du système en tant que fonctionnalité complémentaire, non incluse dans les éditions standard. Ce système de découverte automatique explorera automatiquement les inventaires matériels et logiciels d'un réseau et les documentera tous.

Le système IT Glue crée un cadre pour la documentation, fournit des modèles pour la rédaction et structure les informations enregistrées pour la présentation. Il fournit également un espace de stockage pour la base documentaire et des interfaces pour les créateurs et les consommateurs des magasins de documents. Toutes les communications avec le service ITGlue sont protégé par cryptage , tout comme les données stockées sur le serveur IT Glue.

IT Glue produit un package alternatif, appelé MyGlue. Le système MyGlue est une plate-forme en libre-service à laquelle les clients finaux s'inscrivent directement, alors qu'IT Glue est destiné à être utilisé par les MSP mettre l’information à disposition des salariés de l’entreprise cliente. MyGlue comprend des fonctionnalités de réinitialisation de mot de passe et de création de base de connaissances.

Avantages:

• Fonctionne bien dans les environnements MSP ainsi que dans les organisations de taille moyenne
• Offre une solide bibliothèque de modèles pour démarrer rapidement
• Gère la documentation ainsi que les informations d'identification
• Possède une grande variété d'intégrations et de modules complémentaires dans d'autres produits

Les inconvénients:

• S’il est assez étendu et peut prendre du temps pour explorer pleinement toutes les options et modules complémentaires d’IT Glue

6. ITBoost

ITBoost est appartenant à ConnectWise , qui est un autre producteur majeur de systèmes de gestion des infrastructures. C'est également l'un des principaux fournisseurs de logiciels pour les MSP. ITBoost, ITGlue et Passportal sont donc en concurrence très serrée.

Comme ses principaux concurrents, ITBoost est un service cloud destiné aux MSP et comprend également des services de gestion de mots de passe et un coffre-fort de mots de passe. Les documents créés par ITBoost peuvent présenter des informations aux utilisateurs internes ou externes. Les documents destinés aux utilisateurs externes incluent un format de formulaire de commentaires qui permet aux employés de vos clients d'évaluer les services du MSP.

Principales caractéristiques:

• Une partie de la famille ConnectWise
• Créer ou importer des documents
• Cadre de gestion de bibliothèque

Le système ITBoost a la capacité importer des documents et il comprend également un éditeur. Une autre fonctionnalité intéressante est la possibilité de glaner des informations à partir des tickets d’assistance. Les fonctionnalités de collecte de données, la structure de présentation et les modèles de documents se combinent pour prendre en charge la création de SOP pour le personnel du MSP et d'une base de connaissances pour les utilisateurs pris en charge.

ITBoost dispose d'un ensemble de fonctions qui reposent sur la coexistence de ConnectWise sur le site – Contrôle ConnectWise , ConnectWise Automatiser , et ConnectWise Gérer . Il comprend également l'enregistrement des configurations des appareils, aidant à documenter les systèmes gérés par le MSP.

Les communications sur Internet et le stockage des données sur les serveurs ITBoost sont tous cryptés pour des raisons de sécurité.

Avantages:

• La gestion documentaire basée sur le cloud permet aux organisations de faire évoluer leurs bases de connaissances sans coût d'infrastructure
• Permet des articles de la base de connaissances internes et externes pour aider le personnel et les clients à résoudre les problèmes
• Les contrôles de révision protègent et auditent les documents

Les inconvénients:

• L'essai ne dure que 14 jours et bénéficierait d'une période de test plus longue.

Bien qu'il soit une propriété de ConnectWise, ITBoost peut s'intégrer aux systèmes PSA concurrents fournis, entre autres, Kaseya et Pulseway. Il s'intègre également aux packages RMM produits par des sociétés telles que Dehors , N-capable , et La caissière . Il s'intègre également à ITGlue, Slack et une gamme de systèmes téléphoniques VoIP. ITBoost est disponible sur un essai gratuit de 14 jours .

7. Confluence

Confluence est un produit de l'éditeur de logiciels australien, Atlassien . Il s’agit d’un système de documentation, de collaboration et de gestion des connaissances très efficace. Atlassian possède également Oui , l'outil de gestion de projet, et les deux systèmes s'intègrent pour créer une suite de support de projet.

La combinaison de Jira pour la planification et la gestion de projets avec Confluence pour la documentation et la communication est très populaire parmi équipes de développement agiles . Confluence a été décrite comme une plateforme de médias sociaux privée pour les entreprises. L'outil est disponible depuis 2004 et a radicalement changé depuis. Au début, c’était très similaire au format Wiki typique. Cependant, la méthode de fonctionnement du système et le style de l’interface ont tous deux changé depuis lors.

Principales caractéristiques:

• S'intègre à Jira
• Fournit la documentation du projet
• Journalisation d'audit

L'apparence et le but des pages créées dans Confluence sont très adaptables et sont piloté par des modèles . Le système de documentation qui en résulte ressemble davantage à un site Web. Différents types de pages permettent la création d'annonces, de bases de connaissances consultables et de pages de commentaires de groupe.

L'outil comprend un éditeur guidé , qui facilite la création de pages via des modèles. Les documents pré-écrits peuvent être importé dans un système documentaire créé par Confluence . Cependant, le but de Confluence est de prendre en charge la création de documents créés dans l'environnement plutôt que d'agir comme un magasin de documents, bien qu'un espace de stockage soit inclus avec les plans d'accès en ligne de l'outil.

Confluence est disponible sous forme un service d'abonnement basé sur le cloud ou comme logiciel sur site . Les acheteurs disposent de cinq options lorsqu’ils envisagent ce logiciel. Il existe trois éditions pour le service basé sur le cloud et deux options d'achat pour le logiciel sur site.

Les trois éditions de Cloud Confluence sont Gratuit , Standard , et Prime . Une petite entreprise pourrait s’en sortir avec la version gratuite. Alors que les versions Standard et Premium autorisent jusqu'à 5 000 utilisateurs par compte, la version gratuite est limitée à 10. La fonctionnalité supplémentaire la plus importante des deux versions payantes est la journalisation d'audit. L'édition Premium comporte de nombreux extras par rapport à la version Standard, mais le plus important est l'inclusion d'un module d'analyse. L'espace de stockage est un autre différenciateur avec un compte gratuit de 2 Go, le compte Standard de 250 Go et une allocation de stockage illimitée pour l'édition Premium.

La version sur site, appelée Serveur , peut être obtenu moyennant des frais uniques, mais vous devez décider du nombre d'utilisateurs qui auront accès au logiciel car c'est le seul facteur qui influence le prix. L'édition supérieure sur site s'appelle Centre de données . Ce prix est facturé par an et comprend la sauvegarde dans le cloud des données.

Avantages:

• S'intègre aux plateformes populaires telles que Jira
• Disponible dans le cloud ou sur site
• Permet une documentation personnalisée hautement stylisée

Les inconvénients:

• J'aimerais voir plus d'options d'exportation pour les rapports
• Mieux adapté aux réseaux de petite et moyenne taille

8. DokuWiki

Si vous souhaitez créer un format Wiki traditionnel pour votre documentation informatique, vous disposez alors de nombreuses options d'édition et de gestion de documents. La plupart d'entre eux sont libres. Le meilleur de tous les éditeurs de wiki est probablement DokuWiki.

Un gros avantage de DokuWiki est sa simplicité. Cela rend l'éditeur et le logiciel de gestion de documents faciles à entretenir. Le système n'a pas besoin d'une base de données associée pour l'indexation ou le stockage de documents. Au lieu de cela, le système de diffusion de contenu DokuWiki fonctionne avec fichiers texte comme source de données .

Principales caractéristiques:

• Utilisation gratuite
• Crée un format Wiki
• Offre une fonction de recherche de documents

Ce système de gestion de contenu documentaire a été lancé pour la première fois en 2004. Le package existe donc depuis longtemps, ce qui en fait un logiciel bien établi et stable.

C'est un programme multiplateforme , vous n’avez donc pas à vous soucier d’avoir le bon type de serveur pour héberger le code. Comme il s'agit d'un logiciel gratuit, il n'existe pas de version cloud de DokuWiki. Toutefois, il pourrait être installé sur un Serveur virtuel AWS si vous ne souhaitez pas maintenir un hébergeur sur site.

Le système de gestion de documents simple et gratuit possède des fonctionnalités intéressantes, notamment contrôle de version , chaque version étant retenue, contrôle d'accès , modèles , et un système de plug-in pour étendre les fonctionnalités de l'outil.

L’outil ne se limite pas à afficher uniquement des textes occidentaux. Il est également capable de montrer jeux de caractères non européens , comme le chinois, l'arabe et l'hébreu. Le CMS dispose d'un système d'indexation intégré et l'écran Wiki terminé comprend une fonction de recherche entièrement fonctionnelle.

Si cela ne vous dérange pas d’héberger le logiciel sur site et que vous ne souhaitez pas payer pour un gestionnaire de documents, cet outil pourrait être la réponse que vous recherchez.

Avantages:

• Idéal pour ceux qui cherchent à créer leur propre système de documentation
• Utilisation totalement gratuite
• Fonctionnalité de recherche robuste

Les inconvénients:

• Uniquement disponible sur site
• Manque de support payant

Choisir un logiciel de documentation informatique

Cette revue ne présente qu’un petit nombre d’options. La principale décision que vous devrez prendre est de savoir si vous souhaitez un gestionnaire de documentation hébergé ou si vous souhaitez maintenir le logiciel dans vos propres locaux.

Les stratégies en ligne et internes présentent de nombreux avantages. Certains responsables informatiques ne se sentent tout simplement pas en confiance pour héberger leur business intelligence en dehors des locaux sécurisés de leur propre entreprise. Si cela vous décrit, alors vous avez deux options sur cette liste sous la forme de WikiWiki et Confluence . Il y a quatre services hébergés sur cette liste, car cette configuration devient de plus en plus accessible à mesure que de plus en plus d'entreprises entrent sur le marché.

Les outils payants de cette liste peuvent s'avérer assez coûteux. Cependant, si vous êtes une petite entreprise ou une startup avec très peu de dépenses, vous avez le choix entre deux options gratuites sur cette liste : WikiWiki et l'édition gratuite de Confluence .

Rédiger votre documentation informatique dans les éditeurs de ces outils de gestion documentaire est une meilleure idée que de simplement numériser vos bibliothèques de documentation papier existantes. Les systèmes de gestion de contenu spécialement formatés sont plus efficaces pour fournir une documentation informatique que les documents traditionnels d'une page complète, car ils peuvent mettre à disposition de courtes descriptions et des conseils rapides ainsi que des guides d'utilisation complets et des manuels de procédure.

Utilisez-vous l’un des outils de notre liste ? Quels aspects de votre système de gestion de documents informatiques actuel vous ont poussé à le choisir ? Laissez un message dans le commentaires ci-dessous pour partager vos opinions avec la communauté.

FAQ sur les logiciels de documentation informatique

Comment rendre ma documentation informatique disponible sur de nombreuses zones géographiques ?

Il s'agit d'un problème pour Google Workspace. Pour sortir des restrictions de région géographique, définissez simplement la région de votre unité organisationnelle sur Pas de préférence .

N'est-il pas suffisant d'utiliser Dropbox pour mon projet de documentation informatique ?

L'utilisation de comptes personnels Dropbox par chaque membre de l'équipe n'est pas une solution satisfaisante pour un projet de documentation informatique car ce scénario manque de contrôles de sécurité et de contrôles centraux de la bibliothèque de documents.