9 meilleurs logiciels et outils de rédaction

Les dossiers que vous détenez sur les individus doivent être protégés contre toute divulgation ; cependant, ces personnes ont également le droit d'exiger une copie des informations contenues sur elles. Parfois, les réserves d’informations ne contiennent pas d’informations individuelles sur chaque individu. Dans ces cas, la divulgation des informations en contexte à une personne divulguerait également les informations détenues qui identifient une autre personne.Rédaction,ce qui signifie effacer des sections de texte, résout ce problème

Lors de la publication d'un document en réponse à une Demande d'accès à la personne concernée ( primaire ), vous devez vous assurer de ne pas divulguer d’informations relatives à une autre personne. Cette autre personne peut être un employé de votre entreprise ou un travailleur d’une entreprise associée qui a annoté ou traité le dossier de l’individu.

Plutôt que d'imprimer chaque document et de noter le texte avec un marqueur, vous pouvez déployer un système automatisé qui déterminera quel texte se rapporte à quelle personne et obscurcira les passages de chaque version qui se rapportent à une seule personne.

Voici notre liste des 9 meilleurs logiciels et outils de rédaction :

1. Objectif Rédiger CHOIX DE L'ÉDITEURUn système de gestion de documents pour les données sensibles qui comprend un système de rédaction automatisé et dispose également d'outils de rédaction manuelle. Ce service gère les fichiers PDF, Word et les documents numérisés. S'installe sur Windows.
2. PDFtron Une boîte à outils SaaS pour rédiger des PDF qui peut également fonctionner sur votre appareil hors ligne. Inclut la possibilité de supprimer complètement des éléments d'un PDF ou simplement de les masquer.
3. Réponse de sortie Un outil de rédaction pour les e-mails proposant une rédaction automatique ou des outils de rédaction manuelle. Il fonctionne comme un serveur de messagerie cloud et il existe également des versions pour Outlook et des applications d'accès pour Windows, iOS et Android.
4. Ideagen S'il vous plaîtRevoir Un système de gestion de documents basé sur le cloud qui comprend des fonctionnalités de collaboration et des services de rédaction automatisés pour les PDF.
5. Extraire le bouclier d'identification Un service automatisé qui peut identifier et rédiger les PII et les PHI, et qui peut être personnalisé pour répondre aux exigences des normes spécifiques. Il s'agit d'un service cloud.
6. Rédaction automatique EverMap Un plug-in pour Adobe Acrobat qui supprime automatiquement des catégories spécifiques de données sensibles. Il fonctionne sous Windows.
7. Relativity Text IQ pour les informations personnelles Une plate-forme de gestion des informations qui inclut la découverte électronique, la sécurité des documents et la rédaction de textes. Il s'agit d'un système basé sur le cloud.
8. Gestionnaire de rédaction automatisé de l'espace pliable Recommandé par le gouvernement britannique pour le RGPD, ce service de données sensibles découvre et gère les informations personnelles dans tous les types de formats de documents et les sorties au format PDF. Il s'agit d'un système SaaS.
9. CaseGuard Un service en ligne qui peut rédiger des vidéos, des fichiers audio et des images, ainsi que des documents. La société propose également un service géré dans lequel le personnel de CaseGuard exécutera le logiciel de rédaction pour vous.

Effacer un document

Lorsqu'il s'agit de documents électroniques, principalement des PDF , masquer les identifiants de différentes personnes n’est pas aussi simple qu’il y paraît. Les métadonnées du fichier peuvent contenir des informations utiles concernant une personne autre que le destinataire du document expurgé.

D'autres éléments des documents souvent négligés lors de la rédaction manuelle comprennent les images, les graphiques et les tableaux statistiques. Rédaction manuelle peut également être aléatoire, révélant le haut ou le bas d'une ligne de texte, ou l'encre colorée n'est pas toujours assez forte pour masquer l'information. Les processus graphiques peuvent bien mieux occulter le texte.

Logiciel de rédaction

Les deux principaux avantages de l’utilisation d’un logiciel de rédaction sont qu’il produit des superpositions impénétrables et qu’il garantit que chaque élément d’information d’identification est repéré. Deux autres avantages de l'utilisation d'un logiciel de rédaction sont qu'ils tout enregistrer et ne faites pas d'erreurs.

L’utilisation d’un logiciel de rédaction signifie que même les employés ne peuvent pas voir les informations masquées pour des raisons de confidentialité. Cela signifie que les agents du service client ne peuvent pas divulguer accidentellement les informations d'une autre personne lorsqu'ils traitent avec une demande DSAR .

Le logiciel de rédaction fonctionne rapidement et de manière cohérente, fournissant un service rapide et professionnel aux clients de votre système.

Les données expurgées ne sont pas perdues. Les informations originales sont toujours stockées en toute sécurité. Par conséquent, l'intégralité du document est toujours disponible pour être adaptée dans le cas où les autres personnes figurant dans le document original soumettraient ultérieurement un DSAR.

Il existe d’autres utilisations de la rédaction que le respect sécurisé des DSAR. Par exemple, vous souhaiterez peut-être conserver secrets d'entreprise tout en respectant une ordonnance du tribunal pour les documents détenus dans votre système.

Le principal format utilisé pour diffuser des documents électroniques est le PDF. Vous devrez donc rechercher des outils de rédaction capables de fonctionner sur des PDF.

Les meilleurs logiciels et outils de rédaction

La rédaction est nécessaire au traitement des documents électroniques. Ce n’est pas un processus que vous utiliseriez pour extraire des informations d’une base de données. La rédaction ne sera pas requise pour chaque document que vous publiez. Cependant, un logiciel de rédaction capable de numériser tous les documents pour identifier ceux qui doivent être rédigés est un outil pratique.

Que faut-il rechercher dans un outil de rédaction ?

Nous avons passé en revue le marché des logiciels de rédaction et analysé les options en fonction des critères suivants :

• Un système capable de fonctionner sur des PDF
• Un service qui peut générer des PDF de documents rédigés
• Un système sécurisé qui peut fonctionner sans divulguer d’informations sensibles aux opérateurs
• Systèmes de rédaction d'images et de textes
• Un épurateur de métadonnées
• Une période d'évaluation via un essai gratuit ou une garantie de remboursement
• Un rapport qualité-prix représenté par un logiciel de sécurité compétent à un prix raisonnable

Nous voulions trouver un logiciel de rédaction à bas prix, mais les économies ne servent à rien si les résultats de l’outil ne sont pas suffisamment bons pour vous protéger des poursuites pour divulgation de données sensibles. Il y a donc un niveau minimum d’attentes que nous avons appliqué au logiciel de rédaction que nous avons choisi.

1. Objectif Rédiger CHOIX DE L'ÉDITEUR

Rédaction d’objectif est logiciel sur site qui offre une gamme d’options de rédaction. Cet outil peut rechercher dans les documents numérisés en utilisant Reconnaissance optique de caractères ( ROC ). Ainsi, il peut expurger à peu près n’importe quoi. Sans mettre vos dossiers sur papier, vous pouvez utiliser le système Objective Redact pour rédiger des documents électroniques dans PDF et Mot format.

Principales caractéristiques:

• Accepte les numérisations de documents
• Traitement automatisé des documents
• Option de rédaction manuelle
• Préserve le document original
• Stocke les fichiers modifiés au format PDF

Le package Objective Redact propose une gamme d'outils qui incluent des systèmes de rédaction manuelle ainsi que des recherches de documents pour Découverte électronique et des processus automatisés qui peuvent être appliqués individuellement ou en masse aux documents. Les résultats de la rédaction peuvent être enregistrés dans des fichiers PDF ou TIFF.

Avantages:

• Fournit un script de traitement par lots
• Crée des copies de documents plutôt que de les écraser
• Peut utiliser l'OCR pour reproduire des documents imprimés à des fins de rédaction
• Génère des rapports de conformité
• Formats de données qui repèrent des types de données spécifiques, tels que les numéros de sécurité sociale

Les inconvénients:

• Doit être hébergé

Ce système est simple à utiliser et est disponible en version mono-utilisateur ( Projet rapide ) pour les petites entreprises ou un Équipe forfait pour les grandes entreprises. Le système d'équipe comprend une console d'administrateur pour contrôler les comptes d'utilisateurs et vous donne accès à jusqu'à 20 utilisateurs. Les grandes entreprises devraient opter pour le Entreprise plan. Le système est facturé par mois pour le plan Quick Project ou par utilisateur et par an pour les plans multi-utilisateurs. Le progiciel s'installe sur Windows 7, 8 et 10 et vous pouvez examiner Objective Redaction sur un essai gratuit .

LE CHOIX DES ÉDITEURS

Rédaction d’objectif est notre premier choix en matière de logiciel de rédaction, car il couvre toutes les options dont toute personne aurait besoin pour effectuer la gestion de documents sensibles et la publication d'informations DSAR. Le système comprend des utilitaires de rédaction manuelle ainsi que des services de rédaction automatisés pour le traitement de documents en masse. Il peut fonctionner sur des documents PDF, Word et numérisés, ce qui couvre à peu près tous les types de documents que vous rencontrerez dans votre entreprise.

Obtenez un essai gratuit : objective.co.uk/products/objective-redact#trial-form

Système opérateur : Les fenêtres

deux. PDFtron

PDFtron des offres une boîte à outils en ligne pour la création et l'édition de PDF, et il comprend une gamme d'outils de rédaction. Le package PDFtron vous offre la possibilité de rédiger manuellement et également avec des processus automatisés.

Principales caractéristiques:

• Interface du site Web
• Fonctionne sur les documents téléchargés
• Documents expurgés renvoyés au format PDF
• Version de bureau disponible

Comme son nom l'indique, PDFtron est entièrement consacré aux fichiers PDF. Cependant, comme vous pouvez utiliser le système pour convertir n'importe quel format de document en PDF, cela signifie que vous pouvez utiliser ce système pour rédiger n'importe quel document . Bien qu'il s'agisse d'un outil en ligne, il est possible d'utiliser le logiciel de rédaction via une application de bureau ou mobile, même hors ligne.

Les outils de rédaction du système incluent un nettoyage en profondeur des métadonnées et il est également capable de rédiger des images et des graphiques. Un document en cours de rédaction manuelle peut être partagé pour recueillir l’opinion des autres.

Avantages:

• Efface les métadonnées ainsi que la rédaction du texte
• Peut être intégré dans des flux de travail automatisés
• Traitement de documents par lots possible
• Peut être intégré dans une page Web

Les inconvénients:

• La version de l'application mobile peut vider la batterie

La rédaction automatisée est également possible avec la boîte à outils PDFtron. Cette automatisation peut être appliquée à des documents individuels ou à des magasins de documents en masse . Les processus peuvent également être intégrés dans des flux de travail automatisés. Vous pouvez évaluer PDFtron sur un essai gratuit .

3. Réponse de sortie

Réponse de sortie a un angle unique sur la rédaction qui est très utile pour les communications autour DSAR – il se concentre sur la rédaction des e-mails. C'est un serveur de messagerie cloud . Vous pouvez l'utiliser pour envoyer et recevoir des e-mails sécurisés. Ces e-mails ne sont pas téléchargés dans votre client de messagerie. Au lieu de cela, vous vous connectez au serveur Egress pour lire et envoyer du courrier.

Principales caractéristiques:

• Rédaction d'e-mails
• Destiné aux réponses DSAR
• Intégration pour Outlook

La plateforme unique pour la messagerie électronique facilite la mise en œuvre du contrôle et de la supervision. Cependant, ce n’est pas la seule option de rédaction d’e-mails avec Egress Respond. L'outil peut également être intégré à Outlook, et il existe également des applications pour les fenêtres , IOS , et Android ils fournissent un accès direct au système Egress.

Avantages:

• Analyse les e-mails et les pièces jointes et applique la rédaction
• Laisse le document original inchangé
• Conçu pour la communication qui répond aux demandes d'accès des personnes concernées

Les inconvénients:

• N’impose pas de normes internes de confidentialité

Egress propose une gamme de services sécurisés de messagerie et de partage de fichiers à partir de sa plateforme, et le système de gestion de documents peut être intégré à son service de messagerie sécurisée. Le service de rédaction analyse automatiquement les e-mails pour obtenir des informations cruciales et expurge ces données avant l’envoi de l’e-mail. Tu peux réserver une démo pour évaluer le système.

Quatre. Ideagen S'il vous plaîtRevoir

Le Système de gestion de documents Ideagen , appelé PleaseReview, est un magasin de documents sécurisé qui comprend des systèmes de rédaction automatisés ainsi que des outils de rédaction manuelle. Création un magasin central de documents au sein du système Ideagen augmente les options de contrôle. Il permet également le partage de documents et la collaboration sécurisés sans que des copies ne soient prises en dehors de la plateforme.

Principales caractéristiques:

• Peut expurger des images ainsi que des documents
• Contrôle de version
• Comprend des contrôles d'accès

Offres Ideagen Découverte électronique et classification des données pour les documents dans son service de stockage. Ce système s'adaptera à des normes de confidentialité spécifiques. Les outils de rédaction du package Ideagen sont automatisés. La deuxième fonctionnalité de cet outil est son processus de journalisation des actions. Il s'agit d'un utilitaire utile pour les entreprises qui doivent suivre une norme de confidentialité des données, où suivi des actions est essentiel.

Avantages:

• Analyse automatiquement les documents et rédige les tests conformément à la politique
• Contrôle l’accès aux documents sensibles et gère les commentaires
• Crée des versions de documents expurgés et génère également des enregistrements d'activités pour la conformité

Les inconvénients:

• Pas d'essai gratuit

Enfin, le service Ideagen génère automatiquement des rapports de justification pour présenter les raisons de la rédaction. Vous pouvez évaluer les fonctionnalités de rédaction dans Ideagen PleaseReview sur une démo .

5. Extraire le bouclier d'identification

Extraire le bouclier d'identification est un service cloud adapté à la rédaction de documents juridiques, PCI DSS Documentation, HIPAA documents et données PII pour RGPD conformité. Ce système est robuste pour faire respecter les exigences légales en matière de rédaction aux États-Unis. Le système compte de nombreux clients du secteur public.

Principales caractéristiques:

• S'adapte à une norme spécifique
• Des changements conformes à la loi
• Traitement rapide

Le système Extract permet de gagner beaucoup de temps et effectue des rédactions très rapidement, ce qui rend les DSAR très facile. Le service commence par un Découverte électronique recherche qui identifie et classe chaque instance de données sensibles dans votre magasin de documents. Ces documents spécifiés peuvent ensuite être expurgés.

Avantages:

• Effectue une découverte électronique pour identifier les documents contenant des données sensibles
• Utilise ses propres règles personnalisées qui peuvent détecter les formats non standard pour les données sensibles
• Fonctionne dans le cloud

Les inconvénients:

• Spécialement conçu pour une utilisation aux États-Unis

Tu peux demander une démo pour évaluer Extract ID Shield.

6. Rédaction automatique EverMap

Rédaction automatique EverMap est probablement l'outil le plus approprié de cette liste pour les petites entreprises. Il est proposé comme un plug-in pour Adobe Acrobat, et il s'installe sur les fenêtres . Cet outil comprend des processus automatisés permettant d'appliquer la rédaction à une série de documents. Il s'agit d'un outil simple à utiliser si vous êtes un utilisateur régulier d'Adobe Acrobat.

Principales caractéristiques:

• Rédige des PDF
• Se branche sur Adobe Acrobat
• Peut mettre en œuvre un traitement par lots

Bien que l'inclusion dans Acrobat signifie que le système ne fonctionne que sur les fichiers PDF, il est facile de stocker tous les documents électroniques, y compris les images numérisées, dans un PDF ; cela permet essentiellement d'imposer une rédaction sur n'importe quel document. Il y a aussi outils de rédaction manuelle dans le package EverMap.

Avantages:

• L'utilisateur définit les champs à rédiger
• Le système recherchera dans un document et supprimera toutes les instances d'une valeur de données donnée.
• Peut être automatisé sur des lots de documents en créant un dictionnaire de mots à rédiger

Les inconvénients:

• Ne fonctionne pas dans la nouvelle version SasaS d'Adobe Acrobat

Tu peux télécharger une version démo d'EverMap AutoRedact.

7. Relativity Text IQ pour les informations personnelles

Texte QI a créé un système de rédaction basé sur l'IA qui produit d'excellents résultats pour les entreprises qui suivent RGPD , PCI DSS , et HIPAA . Ce service résout l'épineux problème de la priorité à la confidentialité tout en remplissant les obligations DSAR.

Principales caractéristiques:

• Axé sur l'IP
• Découverte électronique
• Conçu pour les réponses DSAR

L'outil intègre une expertise, ce qui est très utile pour éliminer les erreurs humaines et le danger que les employés négligent des instances de données sensibles. Le service commence par identifier les cas de PII et les catégoriser. Text IQ propose une rédaction automatisée sur demande. Le document est stocké sous sa forme originale, puis la rédaction peut être allumé .

Avantages:

• Adapté au RGPD, HIPAA ou PCI DSS
• Découverte et classification de données sensibles
• Gestion DSAR

Les inconvénients:

• Récemment repris par une nouvelle société, l'outil est susceptible de changer

Le système total Text IQ for Privacy offre une Gestion DSAR service. Tu peux obtenir une démo de Text IQ for Privacy pour l'évaluer par vous-même.

8. Gestionnaire de rédaction automatisé de l'espace pliable

Gestionnaire de rédaction automatisé de l'espace pliable est fortement recommandé. Il est détaillé sur le site Internet du gouvernement britannique qui donne des conseils sur RGPD conformité. Ce système automatisé convient aux entreprises qui ont un volume important de documents à rédiger.

Principales caractéristiques:

• Découvrez les données personnelles
• Modifier le document original ou une copie
• Automatisation de la rédaction

Ce système comprend le découverte de données sensibles dans les magasins de fichiers et la classification des types de PII. L'outil peut gérer tout type de format électronique pour les entrées et sorties de versions rédigées en PDF ou de flux de données rédigées.

Avantages:

• Axé sur le RGPD
• Traitement par lots de documents
• Gestion DSAR

Les inconvénients:

• Spécialement conçu pour une utilisation au Royaume-Uni

La rédaction automatisée peut être intégrée aux flux de travail pour accélérer Gestion DSAR . Les utilisateurs ont besoin de comptes pour accéder au système, et cela est lié à un système complet de journalisation des actions.

9. CaseGuard

CaseGuard est un rédacteur de données impressionnant, en particulier pour vidéo . Ce système peut repérer les plaques d'immatriculation sur les voitures, les visages, les indicateurs d'adresse et les brouiller. Le service peut appliquer la même rédaction visuelle dans images . Outre le texte, la vidéo et les images, CaseGuard peut traiter l'audio et bipez les données sensibles.

Principales caractéristiques:

• Rédige des documents, des fichiers audio, des images et des vidéos
• Détection automatisée des détails sensibles de l'image
• Une gamme de cas d'utilisation

Ce système peut traiter de gros lots de fichiers dans une gamme de formats. Le service CaseGuard peut également fournir transcriptions automatisées de vidéo et d'audio, qui seront également convenablement expurgés.

Avantages:

• Détection impressionnante de visages, de plaques d'immatriculation, de noms de rues, etc. en vidéo
• Idéal pour supprimer des informations personnelles à partir de documents
• Génère des transcriptions rédigées de vidéo et d'audio

Les inconvénients:

• Aucune option d'auto-hébergement

CaseGuard est un service impressionnant qui a peu de concurrents dans son domaine spécialisé. Vous pouvez y jeter un oeil par demander une démo .