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Qu’est-ce que l’EDI X12 ?

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Qu’est-ce que l’EDI X12 ?

En termes simples, EDI X12 est une norme de formatage des données afin qu'elles puissent être partagées plus efficacement entre plusieurs partenaires commerciaux. Ces partenaires peuvent être des établissements de santé, des services gouvernementaux ou des entreprises privées.

EDI X12 a été développé par l'American National Standards Institute à la fin des années 1970 et a depuis été utilisé dans un large éventail d'industries, des soins de santé au commerce de détail.



Chaque document numérique utilisant EDI X12 se voit attribuer son propre code à trois chiffres pour indiquer le type de document transféré. Par exemple, 104 correspond à des informations sur l'expédition aérienne, 150 à une notification de taux de taxe et 837 à une réclamation pour soins de santé. Bien que l'EDI X12 soit la principale norme utilisée aux États-Unis, d'autres normes populaires telles que ODETTE et TRADACOMS sont utilisées en Europe et au Royaume-Uni.

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Quels secteurs utilisent l'EDI X12 ?

La norme EDI X12 n'est soumise à aucun secteur particulier, cependant, la norme comporte cinq sous-ensembles transactionnels différents spécifiques à un secteur qui sont utilisés pour améliorer l'efficacité des normes pour les secteurs. Ces secteurs sont la finance, les transports, la chaîne d’approvisionnement, l’assurance et les communications.

D’autres sous-ensembles sont dédiés à des secteurs spécifiques et sont gérés par les principales organisations de chaque secteur.

  • HIPAA– Loi sur la portabilité et la responsabilité en matière d’assurance maladie
  • PIDX– Institut américain du pétrole
  • AIAG– Groupe d’action de l’industrie automobile
  • VICS– Normes commerciales intersectorielles volontaires
  • SCU– Norme de communication uniforme
  • EIDX– Groupe d'échange de données pour l'industrie électronique (CompTIA)
  • CIDX– Échange de données sur l’industrie chimique

Quels sont les principaux avantages de l’utilisation d’EDI X12 ?

Les transactions d’informations standard présentent des avantages qui vont au-delà de la simple capacité d’échange de documents. Avant l'utilisation de l'EDI, l'échange de bons de commande, l'examen de documents médicaux ou l'échange d'informations d'expédition prenaient beaucoup plus de temps et d'argent.

Les documents papier étant complètement remplacés par des formats de documents électroniques, les entreprises dépensent désormais beaucoup moins en fournitures de bureau. Cela peut sembler un coût minime, mais il s'accumule rapidement avec le temps, en particulier dans des secteurs comme la santé et la vente au détail.

L'EDI a également contribué à améliorer l'efficacité et la sécurité des échanges de documents en automatisant le processus d'audit et en créant une chaîne de contrôle numérique claire pour les documents. Dans le passé, les documents physiques pouvaient être perdus, copiés ou détruits assez facilement. Dans le monde numérique, les sauvegardes automatiques, la redondance intégrée et la reprise après sinistre rendent les documents EDI X12 beaucoup plus protégés que leurs prédécesseurs papier.

Des outils tels queGestionnaire d’événements de sécurité SolarWindspeut être configuré pour surveiller et accéder aux fichiers EDI, ainsi que pour alerter la gestion de tout changement survenant sur des documents spécifiques. Lorsque les fichiers sont stockés numériquement, les organisations peuvent les sécuriser de manière aussi granulaire qu’elles le souhaitent.

Enfin, les échanges de fichiers EDI X12 raccourcissent considérablement le cycle économique et permettent aux entreprises de conclure des transactions plus rapidement. Il réduit également le nombre d'erreurs dans les documents commerciaux grâce à l'utilisation de programmes informatiques qui numérisent et vérifient automatiquement les documents qui transitent par le système EDI.

Dans le passé, les devis physiques, les bons de commande et les documents de santé dépendaient du service postal pour parvenir à leur partenaire commercial. Les documents pouvaient mettre des jours, voire des semaines, à arriver à destination et étaient parfois complètement perdus pendant le transport.

Désormais, des transactions qui prendraient des semaines peuvent prendre un peu moins d’une heure avec une précision et des capacités d’audit extrêmes. Cela permet aux entreprises d’être payées plus rapidement, de déplacer leurs stocks plus efficacement et d’améliorer leur flux de trésorerie mensuel global.

Exigences préalables à la négociation

Avant que des documents puissent être échangés entre deux parties commerciales, les deux parties vérifient et conviennent généralement de la version de X12 qu'elles utiliseront et des types de documents qui seront partagés. De nombreuses grandes organisations disposent de leurs propres normes internes qui vont au-delà du cadre EDI X12. Pour cela, chaque partie échange généralement un document distinct appelé Guide d'accompagnement. Ce guide contient toutes les exigences spécifiques que le vendeur devra respecter lors de la négociation d'informations.

Comment échanger des fichiers EDI X12

Une fois les exigences préalables à la négociation établies et toutes les autres informations spécifiques à l'entreprise partagées, les organisations auront besoin d'un moyen d'échanger ces ensembles de transactions. Certains des moyens les plus courants d'échanger des documents EDI X12 consistent à utiliser des services tels que FTP, SFTP ou FTPS.

FTP est un simple protocole de transfert de fichiers utilisé pour transférer des fichiers entre deux serveurs en toute sécurité. FTP est courant à la fois pour le transfert EDI, ainsi que pour d'autres types de documents entre deux ordinateurs, tels que des serveurs Web ou un stockage de sauvegarde en ligne.

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Des produits commeServeur de protocole de transfert de fichiers SolarWinds Serv-Usimplifie et sécurise la configuration de serveurs FTP sécurisés grâce à la prise en charge des fichiers par glisser-déposer, et prend même en charge les transferts de fichiers à partir d'appareils mobiles.

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Des protocoles tels que OFTP et AS2 sont parfois également utilisés et ont été spécialement conçus pour gérer le partage de fichiers EDI entre partenaires commerciaux. L'avantage de l'utilisation d'AS2 ou OFTP est que leurs protocoles incluent l'option d'automatisation, de reçus électroniques automatiques et des fonctionnalités de sécurité telles que le cryptage en transit. Ces protocoles sont moins courants que FTP, donc les utiliser pleinement nécessite un certain savoir-faire technique.

Dans des cas moins courants, les services de messagerie peuvent être utilisés, mais la messagerie électronique est intrinsèquement inefficace pour traiter et gérer les transactions EDI X12 à grande échelle.

Répartition des documents EDI X12

De nombreux documents X12 sont constitués des mêmes sections individuelles qui permettent d'organiser le document. Chaque segment des documents commence par une abréviation de deux ou trois lettres. Bien que bon nombre de ces segments varient en fonction du secteur, certaines sections sont nécessaires pour tous les documents EDI X12.

  • UN– L'en-tête d'échange commence les documents et contient des informations sur l'expéditeur et le destinataire.
  • GS– L'en-tête de groupe fonctionnel décrit le type de document, la date, l'heure, l'expéditeur et le destinataire pour un ensemble de documents X12.
  • ST– L'en-tête de l'ensemble de transactions note le début d'une transaction dans un échange.
  • JE SAIS– La fin d'un ensemble de transactions indique la fin d'un ensemble de transactions.
  • GE– La bande-annonce du groupe fonctionnel affiche le nombre de groupes fonctionnels dans un ensemble de documents ainsi que le numéro du groupe de contrôle.
  • AIE– Marque la fin d'un échange et contient le numéro de référence du contrôle d'échange ainsi que le nombre de groupes fonctionnels.

Exemples de demandes de documents EDI X12

Pour mieux comprendre comment les documents EDI X12 sont composés, vous trouverez ci-dessous quelques exemples de formatage d'un document et des informations qu'il contient. Les exemples sont des réponses à un code EDI 278 ou une demande d'informations sur l'examen des services de santé.

Demande générique d'un médecin concernant l'éligibilité d'un patient :

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Réponse à la demande générique d’éligibilité des patients :

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Réponse d'erreur du payeur à une clinique (inéligible) :

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EDI X12 et HIPAA

En raison de la complexité du secteur de la santé, en particulier aux États-Unis, l'EDI X12 est utilisé pour partager des informations entre les prestataires de soins de santé, les compagnies d'assurance et d'autres organisations afin de valider les coûts, les plans et les abonnements des soins de santé.

Les documents EDI X12 peuvent être étiquetés ou regroupés avec des ID de transaction qui décrivent ce que contiennent les documents. Quelques exemples de codes de transaction sont 837 pour les réclamations médicales, 834 pour l'inscription aux prestations, 270 pour l'éligibilité et 276 pour le statut de la réclamation.

Les documents EDI liés à la HIPAA respectent toujours le formatage X12, mais sont parfois étiquetés X12N lorsque plusieurs documents se trouvent dans un groupe de transactions protégé par la HIPAA.

Les principaux ensembles de transactions pour HIPAA EDI sont :

  • EDI 270 Éligibilité aux soins de santé/Enquête sur les prestations
  • EDI 271 Éligibilité aux soins de santé/Réponse aux prestations
  • Demande de statut de réclamation pour soins de santé EDI 276
  • Notification de statut de réclamation pour soins de santé EDI 277
  • Informations sur l'examen des services de soins de santé EDI 278
  • EDI 820 Déduction sur la paie et autres paiements de primes de groupe pour les produits d'assurance
  • Inscription et maintien des avantages EDI 834
  • Paiement/conseils pour les réclamations de soins de santé EDI 835
  • EDI 837 Réclamation et entretien pour soins de santé
  • Reconnaissance fonctionnelle EDI 999

Comment les fichiers EDI X12 sont-ils lus ?

Les documents EDI peuvent être difficiles à lire s'ils ne sont pas chargés dans un traducteur EDI. Cependant, la plupart des documents EDI X12 peuvent être ouverts avec un simple éditeur de texte comme Notepad ou Notepad++. Les ordinateurs doivent également être capables d’interpréter les documents EDI. De nombreuses organisations disposent d'un système EDI comportant plusieurs composants qui effectuent des transactions, valident des documents et gèrent la base de données.

Vous trouverez ci-dessous les composants d'un système EDI simple :

  • Traducteur EDI : Le traducteur EDI fait partie d'un système EDI plus vaste ou fonctionne comme son propre programme distinct pour effectuer des transactions entrantes et sortantes. Ces traducteurs veillent à ce que différents systèmes informatiques puissent lire et interpréter correctement les documents EDI.
  • Validateur EDI : Les validateurs font généralement partie des systèmes EDI qui traitent chaque jour de grandes quantités de documents, vérifient les erreurs dans les numéros de contrôle, comptent les segments et valident les valeurs obligatoires.
  • Traitement EDI : Ceci est normalement utilisé pour effectuer des automatisations telles que la planification de l'envoi de documents à des heures spécifiques, à certains intervalles, ou pour exécuter une action en réponse à une autre. Ces processus EDI existent généralement sur un serveur ou un service dédié.
  • Numérisation de formulaire : Certains programmes sont utilisés pour transcrire des documents écrits par numérisation afin de les préparer à la traduction EDI. Celui-ci interprète l'écriture manuscrite et convertit ce document au format texte électronique pour le rendre compatible avec la traduction EDI.
  • Rapports EDI : Les outils de reporting extraient et affichent les documents EDI X12 dans un format lisible par l'homme. Les traducteurs EDI s'efforcent de rendre les documents EDI lisibles par les ordinateurs, les outils de reporting EDI rendent ces mêmes documents lisibles par les humains. Ces outils contiennent souvent des fonctionnalités qui aident l'utilisateur à trouver des informations spécifiques dans le document EDI et à les formater de manière cohérente pour le spectateur.
  • Chargeur de base de données : Les chargeurs de bases de données effectuent des contrôles sur les informations provenant du traducteur EDI. Le chargeur de base de données lit les documents entrants et peut les comparer aux enregistrements existants. Cela permet de détecter d'éventuels documents en double et peut être utilisé pour déterminer si un enregistrement est remplacé, modifié ou ajouté.

Conclusion

Il est clair que l’EDI X12 change la donne en matière d’échange de documents à l’ère moderne. Même si un système EDI peut comporter de nombreux éléments mobiles, la mise en œuvre de l'échange électronique de documents en vaut certainement la peine pour les entreprises qui dépendent de communications commerciales fréquentes avec d'autres sociétés.

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