Qu’est-ce que l’EFSS et comment ça marche ?

Qu’est-ce qu’un EFSS et comment aide-t-il exactement les entreprises à travailler ensemble plus efficacement ? Nous répondrons à ces questions et partagerons même quelques excellents outils EFSS que nous avons nous-mêmes mis à l’épreuve.

Voici notre liste des meilleurs outils EFSS que nous recommandons et qui répondent à une variété de besoins différents :

1. Serveur de transfert de fichiers géré Serv-U (ESSAI GRATUIT)Excellente solution EFSS sur site, à la fois facile à utiliser et qui s'intègre bien aux environnements Windows.
2. files.com (ESSAI GRATUIT)Option EFSS basée sur le cloud facile à utiliser et évolutive
3. FTP VoyagerUn serveur FTP simple et facile à utiliser pour les petites organisations

Qu’est-ce que l’EFSS exactement ?

EFSS ou Enterprise file sync-and-share est un service couramment utilisé par les entreprises pour permettre aux membres du personnel de stocker des fichiers, des photos et d'autres données dans le cloud ou sur site, puis d'accéder à ces informations depuis leurs ordinateurs et téléphones.

EFSS est différent de vos services de stockage cloud standard comme Google Drive, car il offre aux organisations un moyen de mieux contrôler et centraliser leurs données. Il peut également fournir un accès unique aux données du cloud et sur site dans le même tableau de bord.

Les organisations qui utilisent EFSS gèrent généralement de gros volumes de données dans le cadre de leurs activités et peuvent même avoir besoin de modifier ces données avant qu'elles ne soient stockées ou envoyées à un tiers. Les systèmes EFSS nécessitent plus que de simples capacités de stockage, ils doivent également être hautement évolutifs, flexibles et inclure des fonctions collaboratives permettant aux utilisateurs de travailler ensemble en interne et en externe.

Comment fonctionne l'EFSS ?

Les systèmes EFSS utilisent des protocoles tels que FTP, SFTP et HTTPS pour déplacer de grandes quantités de données tout en les gardant accessibles aux utilisateurs finaux. Ces protocoles permettent également de maintenir les données synchronisées entre plusieurs équipes, installations ou organisations grâce à l'utilisation de la synchronisation automatique et de la surveillance des dossiers.

La synchronisation automatique des fichiers peut aider les équipes de développement à garantir qu'elles utilisent toujours les informations les plus à jour sans avoir à échanger des e-mails ou à se soucier de savoir si elles accèdent à une ancienne copie enregistrée. Cela s'applique aux petits documents Microsoft Word, mais est sans doute plus important avec les fichiers plus volumineux tels que les vidéos ou les fichiers de base de données qui ne peuvent pas être déplacés aussi facilement sur un réseau.

Avec autant d’éléments mobiles dans une entreprise, il est facile de perdre des données, de devenir redondantes ou de les remplacer par erreur. Une fonctionnalité clé qui empêche que cela se produise dans EFSS est le contrôle centralisé des autorisations. En disposant d'une interface utilisateur avec ces fichiers à partir d'un emplacement unique, vous êtes en mesure de contrôler l'accès et les autorisations beaucoup plus facilement que de gérer plusieurs solutions de stockage dans le cloud en plus de votre serveur Windows sur site.

De nombreux systèmes EFSS offrent des contrôles robustes qui aident à synchroniser les données, assurent la redondance et s'intègrent aux systèmes existants tels que Microsoft Active Directory. Même si le perfectionnement du backend d'un système EFSS peut prendre du temps, l'efficacité et la productivité gagnées sur site en valent bien le temps et les efforts.

Avantages de l’utilisation de l’EFSS

Mobilité

EFSS donne aux utilisateurs la possibilité de travailler et d'accéder à des données qui autrement ne seraient pas disponibles sur les appareils mobiles ou sur les tableaux de bord des navigateurs externes. Le travail à domicile et en déplacement étant devenu la nouvelle norme, les entreprises doivent systématiquement remédier aux goulots d'étranglement techniques qui empêchent leur personnel d'accéder à certains systèmes ou de travailler efficacement depuis l'extérieur du bureau. L'EFSS résout ce problème en faisant converger toutes les données vers un système centralisé capable de rendre les données accessibles aux bonnes personnes à partir d'une gamme d'appareils différents.

Facilité d'utilisation

Rendre les informations accessibles et faciles à utiliser est essentiel, en particulier sur les produits plus complexes et dans le cadre d'une équipe distante. Un déploiement EFSS approprié peut aider les équipes à rester engagées et informées beaucoup plus facilement.

En consolidant les données spécifiques à certaines équipes et en centralisant les modes d'accès, les utilisateurs passent moins de temps à essayer d'accéder aux données et sont généralement moins susceptibles de rencontrer un problème technique en essayant d'accéder aux systèmes.

La beauté d'EFSS est que, avec tout centralisé, le support technique sera en mesure de résoudre les problèmes beaucoup plus rapidement s'ils surviennent puisque l'utilisateur accède aux données sur une seule plate-forme.

Sécurité

Grâce au partage automatique des fichiers via le système EFSS, les utilisateurs sont moins susceptibles de partager des fichiers via des canaux non autorisés ou de tomber dans le piège d'escroqueries par e-mail de phishing qui pourraient exposer vos données. Les administrateurs système peuvent affiner l'accès aux fichiers en fonction de plusieurs facteurs qui peuvent agir indépendamment ou via une intégration LDAP.

Avec moins de plates-formes ou d'apprentissage et de gestion, le personnel informatique peut concentrer son énergie sur le maintien d'un environnement unique, sûr et sécurisé. Bien que la centralisation puisse sembler une mauvaise idée, la mise en œuvre de fonctionnalités de sécurité telles que l'authentification à deux facteurs et le cryptage en transit et au repos peut réduire considérablement l'exposition des données et fournir un environnement sécurisé pour des conditions de travail flexibles.

Efficacité

De nombreux processus back-end sont lents et chronophages, en particulier au niveau de l'entreprise. Cela est généralement dû en partie aux limitations du flux de travail créées par des systèmes disparates et à l'inefficacité au niveau technique. Même les systèmes EDI qui sont beaucoup plus rapides que l'échange d'informations physiques peuvent souffrir d'être enlisés par des problèmes techniques impliquant trop de pièces mobiles et d'intégrations.

L'EFSS s'efforce d'accélérer ces processus en déplaçant ces données vers un seul endroit et en personnalisant la manière dont ces données interagissent. En y consacrant le temps, les organisations peuvent considérablement améliorer la rapidité avec laquelle les données sont modifiées, stockées et transférées à des fins commerciales.

Alors que la plupart des petites entreprises peuvent choisir de composer avec ces ralentissements, les entreprises qui améliorent leur efficacité, même légèrement, peuvent constater une amélioration majeure de leur flux de travail, ce qui se traduit par des cycles de vente plus courts et, dans certains cas, par un meilleur flux de trésorerie mensuel.

Ai-je besoin de l’EFSS pour mon entreprise ?

Si vous devez corriger des systèmes ensemble via des API et des intégrations maladroites via Zapier, il est peut-être temps de mettre en œuvre une solution EFSS. Alors que les petites entreprises peuvent s'en tirer avec des transferts de fichiers disparates, les entreprises qui soutiennent des milliers de clients ont besoin de meilleures options pour améliorer la fiabilité et l'efficacité.

Les organisations qui disposent d'équipes réparties travaillant régulièrement sur des fichiers volumineux peuvent bénéficier de la mise en place de l'EFSS pour leur travail. Les administrateurs de bases de données distantes ou les équipes DevOps peuvent utiliser EFSS pour gérer les sauvegardes, travailler en collaboration et partager les modifications en direct.

Travailler avec des fichiers vidéo ou image volumineux peut être incroyablement éprouvant pour un réseau, mais dans certains cas, comme dans l'industrie cinématographique, il n'y a aucun moyen de contourner ce problème. EFSS peut aider les équipes à travailler ensemble sur de grands projets utilisant des téraoctets de données, sans avoir à s'appuyer sur une plate-forme cloud partagée et lente. Les sauvegardes de ces données peuvent être effectuées progressivement tout au long de la journée et les nouveaux changements peuvent être reflétés en temps réel, permettant ainsi aux différents services d'être toujours sur la même longueur d'onde.

Si une panne de FTP ou de transfert de fichiers devait arrêter votre activité, vous êtes probablement à la recherche d’un système EFSS. Jetons un coup d'œil à certains des meilleurs outils EFSS que vous pouvez utiliser pour les besoins de transfert de fichiers de votre entreprise.

Les meilleurs outils EFSS

Si vous recherchez un outil EFSS, vous aurez besoin d’une variété d’options disponibles en fonction de vos besoins. Votre solution EFSS sera-t-elle sur un serveur au bureau ou hébergée dans le cloud ? Avez-vous besoin d'un support payant pour votre outil ou disposez-vous d'une équipe en interne ?

1. Serveur de transfert de fichiers géré Serv-U (ESSAI GRATUIT)

Serveur de transfert de fichiers géré Serv-Uest une solution EFSS conçue pour être hébergée sur site, qui fournit une gamme de services et de fonctions de transfert de fichiers faciles à mettre en œuvre et pouvant être personnalisées en fonction de vos besoins uniques.

Sur le plan technique, la plate-forme prend en charge la synchronisation automatique des fichiers via FTP standard ainsi que les protocoles FTPS, SFTP et HTTPS plus sécurisés. Les communications sont sécurisées grâce à un cryptage à plusieurs niveaux et des mesures de sécurité supplémentaires telles que l'authentification à deux facteurs peuvent être mises en œuvre pour un accès plus sécurisé.

Plusieurs contrôles d'accès prennent en charge les réseaux qui doivent répondre à des exigences de conformité telles que FISMA, HIPAA et PCI DSS. Ces contrôles incluent la surveillance des fichiers, les contrôles d'autorisation basés sur les utilisateurs et la surveillance du réseau qui peuvent garantir que les informations sensibles ne sont jamais stockées de manière incorrecte ou déplacées vers une zone exposée du réseau.

Une multitude d'automatisations aident les administrateurs système à automatiser les tâches de maintenance telles que la réplication de fichiers, la sauvegarde de répertoires, la consolidation des doublons et l'élagage automatique des anciens fichiers via des scripts. Alors que la plupart des outils proposent uniquement une automatisation qui s'exécute à intervalles réguliers, Serv-U permet de déclencher des actions en fonction de conditions et d'actions spécifiques, vous donnant ainsi plus de contrôle.

Si vous utilisez déjà un environnement de serveur Windows, l'intégration de Serv-U est un processus simple. Grâce à une simple connexion LDAP, les comptes d'utilisateurs et leurs groupes de sécurité sont automatiquement intégrés à la plateforme, ce qui vous permet de gagner du temps sur la configuration de l'accès basé sur le compte.

La combinaison de fonctionnalités, de facilité d'utilisation et de flexibilité place le serveur Serv-U MFT en tête de notre liste des meilleurs outils EFSS.

Avantages:

• L'intégration LDAP rend la synchronisation AD simple et facile
• Excellentes options d'accès aux applications mobiles et au navigateur, en particulier pour une solution sur site
• Excellente interface, même lorsqu'il est utilisé avec plusieurs sites
• Prend en charge les normes de conformité telles que PCI DSS et HIPAA
• L'automatisation avancée peut être déclenchée par des actions, un calendrier ou des événements spécifiques

Les inconvénients:

• J'aimerais voir une période d'essai plus longue

Vous pouvez tester gratuitement Serv-U Managed File Transfer Server via unEssai de 14 jours.

Serveur de transfert de fichiers géré Serv-U Commencez un essai GRATUIT de 14 jours

2. Files.com (ESSAI GRATUIT)

fichiers.comutilise son réseau cloud pour fournir des fonctionnalités EFSS évolutives à l'entreprise sans avoir besoin d'investir dans une infrastructure informatique supplémentaire ou d'embaucher davantage de personnel interne. La plate-forme offre de manière unique à la fois des services robustes de transfert de fichiers basés sur FTP, ainsi qu'un transfert cloud via HTTPS. L'outil propose des protocoles FTPS, FTPeS et FTP standard pour la collaboration en équipe et les transferts de fichiers.

Du point de vue de l'intégration, Files.com communique avec une grande variété d'autres solutions et outils logiciels, ce qui en fait un excellent choix pour les entreprises qui ont l'intention d'avoir besoin d'un niveau élevé de support d'intégration. Actuellement, la plate-forme peut prendre en charge les intégrations dans plus de 3 000 applications différentes et propose une bibliothèque d'API très détaillée pour les développeurs personnalisés.

Pour les entreprises qui font régulièrement appel à des tiers pour les transferts de fichiers sécurisés, Files.com propose une option de partage flexible basée sur des liens. Les utilisateurs peuvent simplement visiter un lien externe et glisser-déposer leurs fichiers. Cela offre un moyen pratique et sécurisé de déplacer des documents juridiques ou des dossiers liés à la santé. Les liens peuvent être configurés pour expirer ou envoyer une alerte lorsque vous cliquez dessus, ce qui permet un contrôle bien plus important qu'une application de partage de fichiers standard.

La plate-forme offre un large éventail de fonctionnalités, mais nous constatons que le Power Plan offre le meilleur équilibre entre espace de stockage, appels API et accès à l'automatisation qui répond aux besoins de la plupart des systèmes EFSS.

Avantages:

• Le transfert de fichiers basé sur le cloud permet de réduire les coûts d'infrastructure et d'évoluer plus facilement
• L'une des options les plus sécurisées du marché offre une multitude de fonctionnalités de sécurité la rendant sécurisée dès la sortie de l'emballage.
• Rend le partage d’informations sensibles entre tiers facile et vérifiable
• Les fonctionnalités d'automatisation offrent une planification ainsi qu'une automatisation basée sur les actions sans nécessiter de programmation.
• L'une des API les plus ouvertes disponibles avec une vaste gamme d'intégrations

Les inconvénients:

• J'aimerais voir un essai plus long pour tester certaines des fonctionnalités les plus avancées

Vous pouvez essayer toutes les fonctionnalités de Files.com via unEssai gratuit de 7 jours.

files.com Commencez un essai GRATUIT de 7 jours

3. Voyager FTP Client

FTP itinérantLe client est un outil entièrement gratuit qui peut convenir mieux aux petites entreprises qui ont besoin de fonctionnalités EFSS similaires, sans certaines fonctionnalités ni prix d'entreprise. Voyager FTP offre aux utilisateurs des fonctionnalités pratiques de partage de fichiers qui permettent de transmettre des fichiers en toute sécurité et d'améliorer le flux de travail. Des fonctionnalités telles que l'édition de texte intégrée et l'aperçu des fichiers aident à réduire le temps nécessaire aux utilisateurs pour modifier les documents en éliminant le besoin d'applications tierces.

Avantages:

• Outil entièrement gratuit
• Excellent support multi-sites
• Option de synchronisation en un clic
• Les fichiers peuvent être prévisualisés sans les télécharger localement

Les inconvénients:

• FTP Voyager a été conçu pour être utilisé dans un environnement professionnel, spécifiquement pour les administrateurs système, et n'est peut-être pas la meilleure option pour les utilisateurs particuliers.

Vous pouvez télécharger FTP Voyager gratuitement .